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Riordino Archivi

Molto spesso gli archivi, sia pubblici che privati, vertono in pessime condizioni di conservazione, ciò è dovuto a documenti non necessari, al sovraffollamento dei locali, alle differenti modalità di archiviazione utilizzate nel tempo e alle condizioni strutturali dei locali. A tal proposito risultano di fondamentale importanza le attività di inventariazione, riordino, gestione, selezione e scarto, ricollocazione del materiale, redazione cataloghi ed inventari nel pieno rispetto delle norme legislative vigenti in materia.

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Scanshare Srl fornisce servizi di riordino, schedatura e inventariazione di archivi di Enti pubblici e Aziende e relativi a qualsiasi tipologia di documenti. Infatti, grazie ai ns. prodotti software, siamo in grado di effettuare la classificazione e inventariazione di archivi Storici, di Deposito e Corrente, avvalendoci di un team di archivisti con specifiche competenze nelle attività di riordino e schedatura.

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L’archivio Storico è quel tipo di archivio relativo alla documentazione riguardante affari passati da oltre 40 anni. È costituito da documenti che non hanno più rilevanza giuridica o amministrativa ma carattere storico-culturale e vengono conservati per mantenere traccia della memoria storica dell’Ente o Azienda produttrice. La gestione dell’archivio storico è regolato dalla normativa vigente e, a seconda del tipo di documento, è sottoposto ai regolamenti e alle norme del Ministero per i Beni e le Attività Culturali.

L’archivio di Deposito rappresenta quel tipo di archivio relativo alle pratiche non più utilizzate per le esigenze correnti del cliente, ma che mantiene ancora una rilevanza ai fini giuridici e operativi.

L’archivio Corrente infine è relativo alla documentazione di supporto alle attività correnti del Cliente. Per questa sezione d’archivio forniamo metodi e strumenti che garantiscono la corretta formazione dell’archivio, per una rapida consultazione e per la predisposizione dei documenti per quello che diventerà il futuro archivio di deposito.

Un riordino archivistico correttamente eseguito consente di recuperare spazi, abbattere i costi di manutenzione e gestione, rendere veloce e semplice il reperimento dei fascicoli, limitare il degrado della documentazione, eliminare i rischi di dispersione e salvaguardare il patrimonio documentale di Comuni, Enti Pubblici e Privati. Scanshare è in grado di utilizzare qualsiasi software di schedatura archivistica che rispetti le indicazioni del Ministero per i Beni e le Attività Culturali (Sesamo). Il ns servizio comprende inoltre, la redazione del Piano di Conservazione per la regolamentazione dello scarto, la produzione di indici e inventari, la redazione di guide topografiche, la costituzione e l’organizzazione della Sezione Separata dell’Archivio Storico, la realizzazione di siti web per la divulgazione delle informazioni sul materiale d’archivio, così come previsto dalla normativa vigente. Ci occupiamo anche della digitalizzazione di documenti di rilevanza storica, quali pergamene, libri antichi, mappe, in modo da consentirne l’eventuale consultazione on-line, preservandone l’integrità nel tempo. Scanshare attraverso il proprio personale specializzato offre consulenza per soluzioni personalizzate anche di archiveconomia, in grado di risolvere il problema della custodia dei documenti in modo ottimale.

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