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Archiviazione Ottica

Oggi purtroppo gli uffici hanno tutti più o meno lo stesso aspetto: pile di documenti sparse sulla scrivania, schedari stracolmi e disordinati, scaffali ed armadi in cui sono ammucchiati e probabilmente dimenticati grandi quantitativi di documenti: trovare un documento diventa un’impresa ardua, a volte impossibile! Non è raro che documenti, anche importanti, spariscano, vengano più o meno accidentalmente distrutti, si rovinino irrimediabilmente o vengano dimenticati chissà dove!

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Tutto ciò è dovuto al fatto che l’informazione, anche se prodotta con l’ausilio del computer, viene veicolata ancora su supporto cartaceo. Si pensi ad esempio a lettere, rapporti, grafici, documenti contabili, tabulati, disegni, relazioni con cui quotidianamente abbiamo a che fare. Fortunatamente le odierne tecnologie ci forniscono una efficace e definitiva soluzione al problema: l’archiviazione ottica (o elettronica) dei documenti.

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L’archiviazione ottica rende possibile la conservazione nel tempo di qualsiasi tipo di documento sia esso cartaceo o informatico, garantendone la validità legale, oltre che l’integrità e la perfetta leggibilità. Si tratta di quel particolare processo informatico che partendo da documenti in formato cartaceo ne genera una “fotocopia” in digitale utilizzando dei dispositivi di acquisizione (scanner).I documenti ottenuti, unitamente ad altri documenti già creati tramite supporto informatico (documenti di testo, fogli elettronici, immagini, etc.), potranno poi essere sottoposti ad un procedimento di legalizzazione utilizzando strumenti quali la firma digitale e la marca temporale, che ne attestano un pieno valore legale.

« L’obiettivo che ci si pone è quindi la conservazione sostitutiva dei documenti ovvero l’eliminazione di tutti i supporti cartacei in modo da avere una informazione sempre disponibile e condivisa. In particolare nelle aziende e nella Pubblica Amministrazione. Il processo di conservazione è regolato da specifiche regole normative, che prevedono l’affidamento delle procedure ad un Responsabile della Conservazione. »

Il servizio offerto dalla Scanshare prevede: il ritiro dei documenti da digitalizzare, la scansione con scanner di alta qualità, l’indicizzazione dei documenti con apposite chiavi di ricerca e la fornitura del software di consultazione. Siamo inoltre disponibili all’esecuzione dei servizi direttamente presso il cliente con il nostro personale e le nostre attrezzature. Una lista degli enti per i quali abbiamo lavorato è disponibile nella sezione Progetti del nostro sito.

I VANTAGGI

  • Abbattimento dei costi di gestione legati ai documenti.

  • Riduzione degli spazi dedicati all’archivio.

  • Riservatezza e la sicurezza degli archivi garantita dalle particolarità del ns software.

  • Inalterabilità dei documenti: niente perdite accidentali o dolose di documenti, niente più documenti sbiaditi, strappati o macchiati.

  • Aumento della produttivià: eliminazione di tempi morti dedicati alla ricerca, fotocopie, trasmissione via fax, ecc.

  • Miglioramento dell’immagine aziendale: risposte sempre pronte e certe, in qualsiasi momento.

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